Fermo restando che è buona regola osservare e rispettare le abitudini del Paese ospitante, nonché seguire il buon senso e le norme universali (quale l’uso da parte dell’uomo di cedere sempre il passo a una signora indipendentemente dal grado), è bene menzionare alcune forme ed usi comuni nell’ambiente diplomatico, adottati a livello internazionale e utili per il lavoro di ufficio nonché in occasione di incontri ufficiali o eventi conviviali.
Abbigliamento
L’abbigliamento, sia maschile che femminile, deve essere curato e sobrio. In alcune occasioni sono ammessi gli abiti tradizionali o, per i militari, l’uniforme; in altre sono previste regole precise per i colori degli abiti o per l’uso di accessori come guanti o cappelli.

In ogni caso viene comunicato per iscritto, sul cartoncino d’invito, l’abbigliamento richiesto che può essere da giorno, sera o da cerimonia:

Black tie (cravatta nera)
Uomo: smoking
Donna: abito lungo

Casual
Uomo: abito sportivo
Donna: abito sportivo

Evening suit
Uomo: abito scuro
Donna: elegante

Tight
Uomo: tight
Donna: elegante corto gonna, cappello, guanti

White tie
Uomo: frac
Donna: abito lungo, guanti lunghi.
Appellativi e Funzioni
In una lettera, è indispensabile aprire il messaggio con l’appellativo che onora il rango e la posizione raggiunta:

Ambasciatori: Eccellenza
Cardinali: Signor Cardinale, Eminenza Reverendissima
Deputati: Onorevole (On.le)
Ministri: Signor Ministro (se è donna: Signora Ministro)
Nunzio Apostolico: Signor Nunzio, Eccellenza Reverendissima
Papa: Santità, Santo Padre
Presidente della Repubblica: Signor Presidente
Principe e Gran Maestro del S.M.O.M.: Altezza Eminentissima
Reali: Altezza (Altezza Reale/Serenissima…)
Vescovo/Arcivescovo: Eccellenza Reverendissima

Attenzione alle variazioni che lo stesso appellativo può subire nel momento in cui si scrive l’indirizzo della personalità e per cui va indicata anche la funzione (es. Ambasciatore) :

Ambasciatori: S.E. Sig. xy, Ambasciatore della Rep. …
Cardinali: Sua Em.za Rev.ma xy, Prefetto della Congregazione …
Deputati: On. le xy, Camera dei Deputati..
Ministri: Ministro xy, Ministero della…
Nunzio Apostolico: S.E.R. (Sua Eccellenza Reverendissima) Mons. xy, Nunzio Apostolico
Papa: Sua Santità
Presidente della Repubblica: S.E. xy, Presidente della Repubblica
Principe e Gran Maestro del S.M.O.M.: Sua Altezza Eminentissima xy, Principe e Gran Maestro del S.M.O.M
Reali: Sua Altezza Reale xy, Principe di…
Vescovo/Arcivescovo: S.E.R. (Sua Eccellenza Reverendissima) Mons. xy, Vescovo di…

Se la personalità possiede più titoli si usa solo il titolo più alto.
Inviti
Il cartoncino d’invito deve essere spedito con largo anticipo.

In caso di Alte Personalità si ricorre ad una lettera che deve essere consegnata a mano al diretto collaboratore dell’invitato.

Gli inviti possono essere per:

• prima colazione
• colazione
• pranzo serale
• buffet, cocktail, ricevimento, concerto o qualunque altra manifestazione

Sono generalmente formulati in terza persona, inserendo – a penna – il titolo, il nome e la funzione della persona che si vuole invitare (es: S.E. Sig. xy, Ambasciatore di NN). Vanno specificati anche ora e luogo del convivio ed eventualmente l’abito da indossare per l’occasione.

Se l’invito e l’adesione sono stati anticipati via telefono, sul cartoncino spedito in un secondo momento, comparirà la sigla “p.m.” ovvero “pour mémoire”. Invece, se l’ospite viene invitato direttamente tramite il cartoncino, comparirà la sigla R.S.V.P. (“répondez s’il-vous-plait”) seguita da un recapito. Se necessario, al cartoncino di invito possono essere allegate ulteriori informazioni (indicazioni stradali per raggiungere il luogo della manifestazione, specifiche sull’evento ovvero l’occasione che si festeggia e via dicendo).

È buona cortesia rispondere con solerzia. Eventualmente, se entro 48 ore dall’evento non si riceve alcuna risposta da parte dell’invitato, l’invito si ritiene non accolto.
Placement
In aereo
I posti migliori sono considerati quelli vicino al finestrino.

In auto
La massima Autorità siede nel sedile posteriore, a destra.

A tavola Al di là degli usi di ogni Paese, è regola comune che all’ospite d’onore spetti il posto a capo tavola (scuola anglosassone) o al centro della tavola (scuola francese) e con la vista migliore. Se presenti le signore, l’ospite d’onore siederà alla destra della padrona di casa e la sua consorte alla destra del padrone di casa.

Gli altri ospiti, completando i posti a sedere, dovranno essere accostati secondo l’ordine delle precedenze e per affinità di ruolo e rango. Per agevolare la ricerca del proprio posto, si suole ricorrere a:

• un tableau all’entrata della sala ove sono indicate le posizioni a tavola
• i segnaposto, ovvero cartoncini con i nomi dei commensali, ognuno collocato davanti al piatto del singolo invitato.

Etichetta a tavola

A volte, prima di accomodarsi a tavola, è previsto che gli ospiti siano accolti con un aperitivo in una sala antistante per poi essere accompagnati alla sala da pranzo.

Il brindisi è generalmente pronunciato dal padrone di casa all’inizio dei pasti, seguito dalla risposta dell’ospite d’onore. Al termine del discorso, i convitati levano i bicchieri in segno di partecipazione.

I camerieri, in numero adeguato al numero dei convitati, inizieranno a servire per primo l’ospite d’onore e a seguire gli altri convitati, ma, se presenti, sempre prima le signore. In ultimo i padroni di casa.

Se fosse necessaria la presenza di interpreti, questi si accomoderanno dietro o accanto il commensale, a seconda della formalità o meno del pranzo/colazione.

La formula conviviale più veloce che consente di invitare anche un numero più ampio di ospiti è il “buffet-dinner” , un ricevimento in piedi con un menu apposito che non richiede l’uso delle posate. In alcuni casi sono previsti tavoli “d’appoggio” di cui si può usufruire liberamente.

Quando si organizza un evento conviviale, è bene chiedere per tempo al singolo invitato se è vegetariano o se soffre di particolari intolleranze alimentari.
Lettera - La stesura
In apertura ci si indirizza al destinatario della lettera con il titolo di cortesia (es.: “Eccellenza”, “Altezza Reale”, Rev.mo Monsignore), di regola scritto a mano e con inchiostro scuro.

Il corpo della lettera non dovrebbe mai essere troppo lungo e, se il rango del destinatario lo richiede, va redatto in terza persona.

In chiusura si inserisce un’espressione di saluto (di regola a mano, come per l’apertura) più o meno formale a seconda della relazione tra mittente e ricevente. In genere, alle alte cariche, si rivolgono “l’espressione /i sensi della mia più alta stima/considerazione”.

In alcuni casi si suole accompagnare la lettera in lingua originale da una traduzione, come nel caso delle lettere scritte da un Capo di Stato a un altro.

L’indirizzo del destinatario compare di norma nella prima pagina anche se si tratta di una lettera composta da più pagine ed è scritto in basso a sinistra, sotto la firma.